Aspectos Básicos de Etiqueta y Protocolo de Negocios Japonés
Para lograr una negociación efectiva en el mundo de los negocios japoneses se hace necesario comprender primero las bases sociales y culturales del pueblo japonés. A continuación un breve resumen de las reglas básicas de la etiqueta de negocios en Japón.
- El japonés considera que la preservación de la armonía es fundamental. Asimismo, en los negocios se evita toda posibilidad de controversia o conflicto. Tener paciencia es una parte de la clave para alcanzar el éxito.
- El japonés tiene una gran sensibilidad por las jerarquías sociales, el respeto a la autoridad, a la edad y a la experiencia.
- El sentido del orden es esencial en la vida del japonés, lo cual le sirve de referencia para la toma de decisiones de negocios. La improvisación y la impuntualidad son aspectos rechazados en la cultura japonesa, ya que es una sociedad altamente organizada. Los pedidos se entregan el día y la hora estipulados.
- Los intereses de grupo prevalecen sobre los intereses individuales. En general, una transacción debe ser aprobada en todos los niveles, de abajo hacia arriba, antes de que se tome una decisión. Por lo tanto, todo el esfuerzo de venta no solo debe ser dirigido a los altos representantes de la compañía sino también a los representantes de mandos bajos y medios dentro de la organización, de manera que se logre el consenso para hacer negocios.
- Las relaciones personales preceden necesariamente a las relaciones de negocios. Unas buenas relaciones a largo plazo son más importantes que unas pocas ganancias a corto plazo. La integridad personal y la confianza son tan importantes como el precio.
- La comunicación no verbal es muy importante. A menudo lo que no se dice es más significativo que lo que se dice. Aprender a “escuchar con los ojos” puede tener un valor incalculable en sus negocios con los japoneses.
Presentaciones de Negocios
La primera impresión es la mas importante y la que mas dura. He aquí algunos consejos sobre las presentaciones de negocios:
- En el Japón se usan las venias en una amplia variedad de ocasiones: saludos, solicitudes, excusas, despedidas, etc. Aunque los japoneses conocen la costumbre occidental de estrechar la mano, es muy común hacer una venia y estrechar la mano con el fin de observar las dos costumbres.
- El intercambio de la tarjeta de presentación o “meishi” es en extremo importante. Al respecto, existe el refrán ‘en Japón, 100 tarjetas para cada ocasión”. Al entregar la tarjeta se debe hacer una pequeña venia. Al recibir la tarjeta, es apropiado tomarla con las dos manos para mostrar un mayor respeto y al mismo tiempo inclinarse para responder a la venia de la otra persona. Tome un momento para examinar detenidamente la tarjeta (no hacerlo seria una falta de respeto).
Encuentro de Negocios
- Es importante evitar apresurarse en iniciar discusiones de negocios a no ser que se contraparte indique otra cosa. Esto es particularmente cierto en el primer encuentro. El japonés gusta de obtener una impresión de la otra persona antes de empezar a hacer negocios. Los primeros temas trataran sobre el clima, la ciudad en que usted vive, su viaje, la comida japonesa, sus primeras impresiones sobre Japón, etc.
- No es raro tener varios encuentros antes de empezar a discutir verdaderamente sobre negocios. Aunque esto puede parecerle extremadamente lento e incluso frustrante, recuerde que un japonés no hará negocios con una compañía que no conozca y en la cual no confíe.
- Evite mostrar una excesiva confianza o una emoción externa. Use el apellido de la contraparte, no el nombre.
- Una preparación total de toda la información referente a su compañía y a sus productos o servicios es crucial. Sus explicaciones deben ser simples ya que los japoneses tienen cierta aversión a las técnicas agresivas. Incluso, si usa un intérprete, hable lento, pausado y sea especifico. Evite bromas y modismos. El uso de ayudas audiovisuales es siempre útil.
- Un periodo de silencio durante su encuentro de negocios no debe ser tomado como signo de desinterés o molestia. El japonés valora el silencio como una oportunidad para pensar e incluso algunas veces, para facilitar la concentración, cierra los ojos. Trate de evitar la tendencia natural a “llenar el vació”. Tómese su tiempo, observe, reflexione y organice sus propios pensamientos.
- Un japonés dice raramente que “no” en un encuentro de negocios, ya que eso podría provocar confrontación y ruptura de la armonía de grupo. A menudo se refieren a la necesidad de realizar consultas con sus superiores o hacer un análisis mas detenido del asunto. Procure evitar el uso del “no” directamente con los japoneses.
- En sus encuentros de negocios use trajes conservadores (preferiblemente oscuros y enteros) y evite el use de colonias fuertes. En verano, recientemente se ha adoptado la moda “cool biz”, mediante la cual los funcionarios públicos y empleados de compañías usan camisas manga largas o cortas sin corbata, con el fin de bajar la temperatura de los aires acondicionados y ahorrar energía, aportando a la reducción del efecto invernadero. Se recomienda el uso de ropa ligera para esta época del ano.
- Se considera de mal gusto hablar fuerte y mantener un contacto visual directo con los superiores. Cualquier muestra de hostilidad o temperamento fuerte es considerado descortés y signo de debilidad.
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